Lonen

  • Loonadministratie
  • Fiscale aspecten en verplichtingen
  • Uitvoeringsinstanties
  • UWV en verplichtingen
  • CAO
  • Identificatieplicht
  • Arbeidsovereenkomst
  • Ontslag
  • Vakantiegeld
  • Ziekte en arbeidsongeschiktheid

Loonadministratie

Zodra u één of meerdere werknemers in dienst heeft, dient u een loonadministratie bij te houden. U moet aan een groot aantal verplichtingen voldoen en de loonadministratie op een voorgeschreven wijze voeren.

De loonadministratie moet aan bepaalde voorwaarden voldoen, om de berekening en vaststelling van premies werknemersverzekeringen en loonheffing op een juiste wijze te kunnen maken en te verstrekken aan de Belastingdienst. Bovendien moet de administratie toegankelijk zijn voor controle door de Belastingdienst en het UWV.

Voor elke werknemer dient u een loonstaat aan te leggen. Hierin legt u de elke loonbetaling vast en de door u in te houden loonheffing en premies werknemersverzekeringen.

De werkgever houdt de loonheffing in op het loon van de werknemer en draagt het periodiek aan de Belastingdienst af, door middel van de aangifte loonbelasting.

Bij indiensttreding van een werknemer dient u deze aan te melden bij verschillende instanties, zoals de belastingdienst, de Arbo-dienst en eventueel pensioenfonds.

Ook dient u van uw werknemer een personeelsdossier aan te leggen, met daarin onder andere de persoonlijke gegevens van de werknemer, een kopie van een geldig paspoort of identiteitskaart, de getekende arbeidsovereenkomst en loonbelastingverklaring.

Fiscale aspecten en verplichtingen

Als iemand bij u in dienstbetrekking gaat werken, moet u loonheffing (bestaande uit loonbelasting en premie volksverzekeringen) in gaan houden. De verplichtingen waar u aan moet voldoen bij het in dienst nemen van een werknemer zijn:

  • U moet u als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst.
  • U moet de identiteit van de werknemer vaststellen.
  • U moet een loonbelastingverklaring uitreiken aan de werknemer.

Loonheffing moet worden berekend over alles wat de werknemer op grond van zijn dienstbetrekking geniet. Loonheffing moet derhalve worden berekend over salaris, vakantiegeld, dertiende maand en ander loon in geld, maar ook over beloning in natura, aanspraken en vergoedingen of verstrekkingen.

De loonheffing die u op het loon van de werknemer inhoudt of die u als eindheffing verschuldigd bent, moet u periodiek aan de Belastingdienst afdragen. U ontvangt hiervoor het formulier 'aangifte loonbelasting/ premies volksverzekeringen' van de Belastingdienst. De aangifte moet u voor de aangegeven datum terugsturen en betalen. Doet u dit niet dan kunt u een naheffingsaanslag en/of boete opgelegd krijgen.

In sommige gevallen kunt u recht hebben op afdrachtvermindering. U hoeft in dat geval minder loonbelasting af te dragen dan u heeft ingehouden. Er zijn verschillende vormen van afdrachtvermindering. Aan elk van de vormen zijn eigen voorwaarden en bedragen per jaar verbonden. Als u wilt weten of u in aanmerking komt voor afdrachtvermindering, kunnen wij u daarover verder informeren. Afdrachtvermindering waarvoor u in aanmerking zou kunnen komen zijn:

  • afdrachtvermindering lage lonen (werknemer is 23 jaar of ouder en verdient niet meer dan een vastgesteld maximumloon)
  • afdrachtvermindering onderwijs (werknemer volgt BBL op basis van werk-leerovereenkomst met werkgever; ook andere (vastgestelde) opleidingen komen in aanmerking voor deze afdrachtvermindering)
  • afdrachtvermindering betaald ouderschapsverlof (er is sprake van ouderschapsverlof in de zin van de wet WAZO en het recht op doorbetaling is geregeld in bijvoorbeeld de CAO)

Meer informatie vindt u op www.belastingdienst.nl

Uitvoeringsinstanties

De voormalige uitvoeringsinstellingen GAK, GUO , Sfb, Cadans en USZO zijn per 1 januari 2002 opgegaan in het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV).

Het UWV heeft tot taak het vaststellen van de premies werknemersverzekeringen (WW, WAO, ZFW en ZW). Het UWV is ook belast met de beoordeling of iemand recht heeft op een WW- of WAO-uitkering en met de uitbetaling van deze uitkeringen.

Een andere belangrijke taak van het UWV is het bevorderen van arbeidsdeelname door arbeidsgehandicapten en WW-gerechtigden. Vanaf 1 januari 2006 beheert het UWV de polisadministratie werknemersgegevens.

De premies ZW, WAO en WW verschillen per sector. Het is dus van belang dat u weet in welke sector u bent ingedeeld.
De werkgever houdt op het brutoloon van de werknemer de premies werknemersverzekeringen in en draagt deze af aan de Belastingdienst. Op www.uwv.nl vindt u brochures, formulieren en informatie voor werkgevers en werknemers.

CAO's

Een CAO is een collectieve arbeidsovereenkomst die afgesloten is tussen een of meer werkgevers of werkgeversorganisaties en een of meer werknemersorganisaties. In een CAO worden afspraken vastgelegd over arbeidsvoorwaarden, zoals beloning, arbeidsduur, vergoeding voor overwerk, scholing, verlof enzovoort. CAO's kunnen per onderneming of per bedrijfstak afgesloten worden. Een ondernemings-CAO wordt met één werkgever afgesloten, een bedrijfstak-CAO met meerdere werkgevers.

Een werkgever is verplicht in de individuele arbeidsovereenkomst met de werknemer te vermelden of er een CAO en zo ja, welke CAO van toepassing is binnen de onderneming. Een werkgever die lid is van een vakbond die een CAO heeft afgesloten, moet alle werknemers de arbeidsvoorwaarden bieden die in de CAO zijn overeengekomen. Voor werknemers die geen lid van een vakbond zijn, geldt de CAO dan ook.

Als een CAO Algemeen Verbindend Verklaard (AVV) is, geldt deze voor alle bedrijven waar werkzaamheden worden verricht waar de CAO betrekking op heeft. Het maakt in dat geval dus niet uit of werkgevers en werknemers wel of geen lid zijn van een CAO-partij.

Meer informatie over CAO's vindt u op www.cao.pagina.nl

Identificatieplicht

Als u een werknemer in dienst neemt, moet u bij het begin van de werkzaamheden de identiteit van de werknemer vaststellen. U doet dit aan de hand van een geldig en origineel identiteitsbewijs.

Geldige identiteitsbewijzen zijn de volgende documenten:

  • Nederlands paspoort
  • Nederlandse identiteitskaart
  • Diplomatiek paspoort
  • Vreemdelingen- of vluchtelingenpaspoort

De identiteit van een werknemer mag u niet vaststellen aan de hand van een kopie van een identiteitsbewijs of aan de hand van een rijbewijs.

Als werkgever bent u verplicht dit identiteitsbewijs te controleren op echtheid. Let daarbij op dingen als:

  • De geldigheidsduur van het document.
  • Is de pasfoto een foto van de werknemer?
  • Komen de gegevens in het document overeen met de kenmerken van de werknemer?
  • Is het document duidelijk leesbaar?

Indien u twijfelt over de echtheid van het identiteitsbewijs van de werknemer, kunt u contact opnemen met de politie.

Van het identiteitsbewijs maakt u een duidelijk leesbare kopie, die tot vijf jaar na afloop van het dienstverband in uw administratie bewaard dient te worden. De kopie moet duidelijk leesbaar zijn en de foto moet herkenbaar zijn. U moet een kopie maken van alle bladzijden en van de voor- en achterzijde. Bij een paspoort hoeft u de lege bladzijden niet te kopiëren, maar alleen de bladzijden waarop informatie, zoals persoonlijkheidskenmerken, handtekening, kinderen, stempels en dergelijke staat. Van een identiteitskaart maakt u een kopie van de voor- en achterzijde. Uit de kopie moeten het nummer en het type van het document blijken. Blijkt dat niet uit de kopie, dan moet u de aard en het nummer vastleggen bij de salarisadministratie.

Arbeidsovereenkomst

Een arbeidsovereenkomst wordt aangegaan tussen werkgever en werknemer. In deze overeenkomst wordt overeengekomen dat de werknemer gedurende een zekere tijd arbeid verricht in dienst van de werkgever en dat de werkgever de werknemer loon betaalt.

Een arbeidsovereenkomst moet voor de wet aan een aantal voorwaarden voldoen. Er is sprake van een arbeidsovereenkomst indien:

  • de werknemer verplicht is de overeengekomen arbeid persoonlijk te verrichten en
  • de werkgever verplicht is loon voor die arbeid loon te betalen en
  • er een gezagsverhouding bestaat tussen werkgever en werknemer.

Een arbeidsovereenkomst is vormvrij en kan zowel mondeling als schriftelijk worden aangegaan. Het is echter aan te raden een arbeidsovereenkomst schriftelijk vast te leggen, sommige CAO's verplichten zelfs tot een schriftelijke vastlegging.

Ondanks de vormvrijheid van een arbeidsovereenkomst, is de werkgever verplicht de werknemer een schriftelijke opgave te doen met daarin de volgende gegevens:

  • naam en woonplaats van werkgever en werknemer;
  • plaats(en) waar de arbeid wordt verricht;
  • de functie van de werknemer of aard van de arbeid;
  • de van toepassing zijn de CAO;
  • tijdstip van indiensttreding;
  • duur van de overeenkomst;
  • loon en de termijn van uitbetaling;
  • arbeidsduur per dag of per week;
  • duur van de opzegtermijn of berekening hiervan;
  • aanspraak op vakantie of de berekening hiervan;
  • of de werknemer deelneemt in een pensioenregeling;
  • daarnaast is het raadzaam om de eventueel overeengekomen proeftijd vast te leggen in de overeenkomst.

Ontslag

Een arbeidsovereenkomst kan op verschillende manieren eindigen: de tijd waarvoor de overeenkomst is aangegaan is verstreken, de werknemer neemt ontslag, de werknemer gaat met (vroeg)pensioen of overlijdt of de werknemer krijgt ontslag.

Indien u de arbeidsovereenkomst met een werknemer wilt beëindigen, heeft u daar in de regel een ontslagvergunning van het CWI voor nodig.

Heeft u toestemming van het CWI om de arbeidsovereenkomst te beëindigen, dan dient u de wettelijke opzegtermijn in acht te nemen.

In een aantal gevallen mag u de arbeidsovereenkomst met een werknemer niet opzeggen en zult u ook geen toestemming van het CWI krijgen. Er is dan sprake van een situatie waarin een opzegverbod geldt.

Ontslagvergunning

Voor een arbeidsovereenkomst die van rechtswege eindigt, omdat er een overeenkomst voor bepaalde tijd is aangegaan, door het overlijden van de werknemer of door het plaatsvinden van een ontbindende voorwaarde in de overeenkomst, hoeft u geen ontslagvergunning aan te vragen.

Indien u tijdens de proeftijd opzegt, hoeft u geen vergunning aan te vragen. Als een arbeidsovereenkomst eindigt met wederzijds goedvinden is een vergunning ook niet vereist. In het laatste geval komen werkgever en werknemer met elkaar overeen de arbeidsovereenkomst te beëindigen en zijn zij daarin niet aan regels gebonden. Het is wel aan te raden de zogenaamde beëindigingsovereenkomst schriftelijk vast te leggen.

In andere dan bovengenoemde situaties heeft u toestemming tot het beëindigen van de arbeidsovereenkomst nodig van het CWI.

De ontslagvergunning dient schriftelijk en in tweevoud bij de afdeling Juridische Zaken van het CWI, in het gebied waar de werknemer zijn werkzaamheden verricht, te worden ingediend.

Een ontslagaanvraag moet in ieder geval de volgende elementen bevatten:

  • gegevens van de werknemer;
  • gegevens over het bedrijf;
  • goed onderbouwde motivering van de ontslagaanvraag.

Krijgt de werkgever van het CWI geen toestemming om het dienstverband te beëindigen, dan blijft de werknemer gewoon in dienst. Als de werkgever de werknemer toch wil ontslaan, kan hij opnieuw een ontslagvergunning bij het CWI aanvragen of zich tot de kantonrechter wenden met het verzoek de arbeidsovereenkomst te ontbinden.

Opzegtermijn

Als de werkgever toestemming van het CWI heeft gekregen om het dienstverband te beëindigen, kan hij de werknemer ontslag aanzeggen waarbij rekening gehouden moet worden met de juiste opzegtermijn.

De ontslagaanzegging geschiedt bij voorkeur schriftelijk. De opzegtermijn gaat in op het moment dat de brief de werknemer heeft bereikt of had kunnen bereiken.

Opzegging geschiedt tegen het einde van de maand, tenzij schriftelijk anders overeengekomen is. Bij de bepaling van de opzegtermijn is de lengte van het dienstverband van belang.

De werkgever dient de volgende opzegtermijnen in acht te nemen:

Duur dienstverband opzegtermijn:

  • korter dan 5 jaar een maand
  • langer dan 5 en korter dan 10 jaar twee maanden
  • langer dan 10 en korter dan 15 jaar drie maanden
  • 15 jaar of langer vier maanden

Afwijking van bovenstaande opzegtermijnen is slechts in bepaalde gevallen mogelijk. De opzegtermijn van de werkgever mag echter niet korter zijn dan het dubbele van die van de werknemer.

Opzegverbod

In een aantal gevallen mag u de arbeidsovereenkomst met een werknemer niet opzeggen en zult u ook geen toestemming van het CWI krijgen. Er is dan sprake van een situatie waarin een opzegverbod geldt. Opzegverboden zijn in de wet geregeld. Beëindigt een werkgever een dienstverband in strijd met een opzegverbod, dan is deze beëindiging vernietigbaar.

Voorbeelden van opzegverboden zijn:

  • Opzegging gedurende of wegens zwangerschap van een werkneemster
  • Opzegging wegens ouderschapsverlof
  • Opzegging gedurende militaire dienst van een werknemer
  • Opzegging tijdens ziekte

Vakantiegeld

De werknemer heeft, volgens de Wet minimumloon en minimum vakantiebijslag (WMM), recht op een vakantiebijslag van minimaal 8% over het brutoloon.

Over een aantal bijzondere betalingen, zoals een vergoeding voor overwerk, onkostenvergoeding en een eindejaarsuitkering, hoeft geen vakantiebijslag berekend te worden.

Het is bij CAO of schriftelijke arbeidsovereenkomst mogelijk om een hogere vakantiebijslag af te spreken, maar minder dan 8% van het minimumloon is niet toegestaan.

Verdient een werknemer meer dan driemaal het minimumloon, dan hoeft de werkgever over het meerdere geen vakantietoeslag te betalen.

Het vakantiegeld waar de werknemer recht op heeft, dient uiterlijk in juni te worden uitbetaald. Ook hier kan bij CAO of arbeidsovereenkomst van afgeweken worden.

Gaat een werknemer in de loop van het jaar uit dienst, dan dient de vakantiebijslag waar hij recht op heeft, bij uitdiensttreding te worden uitbetaald.

Voor de loonbelasting is vakantiegeld een bijzondere beloning, zodat de tabel bijzonder tarief van toepassing is.

Ziekte- en arbeidsongeschiktheid

Als een werknemer zich ziek meldt, is het van belang dat de werkgever dit binnen een week meldt aan de Arbo-dienst waar hij bij aangesloten is. Ook bij (verwacht) kortstondig verzuim dient de werkgever de melding door te geven, zodat de Arbo-dienst ook een probleem kan onderkennen als er sprake is van frequent kort verzuim.

Zodra een werknemer 13 weken ziek is, dient de werkgever hiervan aangifte te doen bij het UWV.

Bij de melding aan de Arbo-dienst houdt het voor werkgever en werknemer echter niet op. Bij langdurig verzuim zullen werkgever en werknemer een plan van aanpak op moeten stellen, dit regelmatig moeten evalueren en de uitkomsten hiervan schriftelijk vast moeten leggen. De werkgever zal alles in het werk moeten stellen om de werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Indien dit niet mogelijk is binnen het eigen bedrijf, dan zal de werkgever ook buiten zijn bedrijf het re-integratietraject moeten voortzetten en de werknemer bij een ander bedrijf geplaatst proberen te krijgen.

De werkgever is verplicht om aan de werknemer, die op of na 1 januari 2004 ziek is geworden, gedurende 104 weken loon door te betalen.

De werknemer heeft recht op minimaal 70% van het laatst verdiende loon. De meeste CAO's bevatten een verplichting tot 100% doorbetaling gedurende de eerste 52 weken ziekte. Over twee ziektejaren (=104 weken) betaalt de werkgever maximaal 170% van het laatstverdiende loon.

Naast de loondoorbetaling heeft de werkgever ook de verantwoordelijkheid voor de controle en verzuimbegeleiding van de zieke werknemer. Bij deze controle en begeleiding is de werkgever verplicht een Arbo-dienst in te schakelen.

Is de werknemer weer hersteld, dan moet de werkgever dit doorgeven aan de Arbo-dienst, de verzekeraar en het UWV (indien de werknemer daar ziek gemeld is). De melding aan het UWV dient uiterlijk op de tweede dag van herstel doorgegeven te worden. Doet de werkgever de melding aan het UWV niet, niet tijdig of niet juist, dan legt het UWV een boete op.