Administratie

  • Administratieve organisatie
  • Typologieaspecten
  • Automatisering
  • Het inrichten van een administratie
  • Kas- en factuurstelsel
  • Administratieve verplichtingen
  • Administratie als sturing
  • Van administratie naar jaarrekening
  • Begrippen en principes
  • Grondslagen
  • Toekomstige ontwikkelingen

Administratieve organisatie

Administratieve organisatie kan worden omschreven als: het complex van organisatorische maatregelen dat gericht is op het tot stand brengen en in stand houden van informatieverzorging in en omtrent de organisatie. Nader geanalyseerd springt het volgende in het oog:

- Het complex van organisatorische maatregelen.
  Dit houdt in dat de leiding van de organisatie een groot aantal maatregelen heeft genomen om de administratieve organisatie
  goed te kunnen laten functioneren. Te denken valt aan:

  • de inrichting van het administratieve systeem;
  • het garanderen van een goede werking van het administratieve systeem;
  • het toedelen van verantwoordelijkheden en taken binnen de organisatie;
  • het definieren van de informatiebehoeften etc.

- Het tot stand brengen en in stand houden van informatieverzorging.
  Dit houdt in dat er sprake is van een systeem, wat gegevens omzet in relevante informatie. Daarbij is het uitgangspunt
  dat de informatie juist, volledig en tijdig moet zijn, waarbij ook de nodige aandacht wordt besteed aan het presentatie-effect.

- In en omtrent de organisatie.

  • in de organisatie heeft met name betrekking op die informatie die wezelijk is voor de sturing van de organisatie;
  • omtrent de organisatie heeft met name betrekking op de verantwoording die de organisatie aflegt naar share- en stakeholders.

Typologie-aspecten

De opzet van een systeem van administratieve organisatie wordt grotendeels bepaald door het toe te passen typologiemodel. Ondermeer kan gedacht worden aan de volgende typologieën:

  • productieproces;
  • handel (met voorraadfunctie);
  • dienstverlening (zonder voorraadfunctie);
  • beschikbaarstelling van capaciteit.

Automatisering

Steeds vaker is er sprake van toepassing van geïntegreerde geautomatiseerde systemen. Naast de traditionele functie van een boekhoudsysteem worden hierbij logistieke processen, personeelssystemen en het relatiebeheersysteem onderdeel van een totaal geïntegreerd administratief systeem.

Belangrijke voordelen van dergelijke systemen zijn de informerende functies. Wel moet worden bedacht dat de systemen ingewikkeld, en daarmee soms grillig zijn. Dit betekent dat de kennis om met deze systemen te werken hoog moet zijn, en de afhankelijkheid van de organisatie van een goede werking groot is.

Het inrichten van een administratie

De inrichting van een administratie is te vergelijken met de fundering van een bouwwerk. Het is van groot belang dat gestreefd wordt naar volledigheid en juistheid qua inrichting, zodanig dat de uitkomsten van het administratief geautomatiseerd systeem, voorspelbaar goed zijn.

Kas- en factuurstelsel

De inrichting van een administratief systeem uitsluitend op basis van registratie van geldstromen wordt een kasstelsel genoemd. Slechts bij zeer kleine bedrijfshuishoudingen zou dit systeem kunnen voldoen.

Over het algemeen zijn administratieve systemen gebaseerd op het factuurstelsel. Concreet betekent dit dat de organisatie zijn verplichtingen al in een vroeg stadium in het administratief systeem opneemt. Het factuurstelsel voldoet dan ook, meer dan het kasstelsel, aan de wens om ontwikkelingen van resultatenrekening en balans zichtbaar te maken.

Administratieve verplichtingen

Hoewel in Nederland wet- en regelgeving uitgaat van het voeren van een administratie, wordt niet concreet aangegeven op welke wijze dit moet plaatsvinden. Er is dus sprake van enige vrijheden. Anderzijds is er sprake van ontwikkeling van standaarden, electronische uitwisseling van informatie etc. Hier vloeit logischerwijs uit voort dat er aan een administratief systeem minimumeisen kunnen worden gesteld aangaande de werking, de presentatie en de wijze waarop de administratie wordt gevoerd.

Begrippen en principes

De jaarrekening bestaat veelal uit de balans, de winst- en verliesrekening en de toelichting. Vorm en inhoud van de jaarrekening zijn aan wettelijke regels gebonden. De balans geeft de vermogenspositie van de onderneming weer. De winst- en verliesrekening geeft aan hoe de ontwikkelingen op de balans tot stand zijn gekomen. De balans is dus een momentopname, de winst- en verliesrekening bestrijkt een bepaalde periode.

De balans

Op de activazijde van de balans treft u alles aan wat u bezit.
De passivazijde geeft aan hoe deze bezittingen zijn gefinancierd.

Activazijde

Op de activazijde van de balans treft u de volgende posten aan:

  • Immateriële vaste activa
    Vaste activa die niet tasbaar zijn (bijvoorbeeld aanlooplosten of extra betaling bij overname).
  • Materiële vaste activa
    Investeringen waarin geld langer dan een jaar wordt vastgelegd.
  • Vlottende activa
    Activa die binnen één jaar weer worden omgezet in geld (bijvoorbeeld debiteuren en voorraden).
  • Liquide middelen
    Bank- en kassaldo.

Passivazijde

Op de passivazijde van de balans treft u de volgende posten aan:

  • Eigen vermogen
    Geeft de waarde van de onderneming weer (afgezien van de stille reserves en goodwill).
  • Voorzieningen
    Verplichtingen en risico's waarvan de omvang op balansdatum niet exact te bepalen is.
  • Langlopend vreemd vermogen
    Het deel van een leningen dat langer loopt dan één jaar.
  • Kortlopende schulden
    Bank- en leverancierskrediet, het deel van de leningen dat binnen één jaar wordt afgelost.

De winst- en verlies rekening

De winst- en verlies rekening geeft alle kosten en opbrengsten over een bepaalde periode weer. Hierin treft u de volgende posten aan:

  • Omzet
    De in het jaar door u verkochte goederen of geleverde diensten.
  • Inkopen
    De in het jaar door u ingekochte goederen of diensten ten behoeve van de omzet.
  • Afschrijvingen
    De waardedaling van de in het verleden aangeschafte materiële activa.
  • Overige bedrijfskosten
    De overige kosten die zijn gemaakt voor de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld personeelskosten en huisvestingskosten).

Kengetallen

Solvabiliteit

De solvabiliteit geeft de mate aan waarin een onderneming in staat is om op langere termijn de schulden aan verschaffers van vreemd vermogen af te lossen. Men spreekt van een gezond bedrijf als de solvabiliteit in ieder geval 30% is.

Solvabiliteit is de verhouding tussen het eigen vermogen en het vreemd vermogen op de balans. De mate van solvabiliteit is uit te drukken in een percentage:

Solvabiliteit = eigen vermogen/totaal vermogen * 100%

Liquiditeit

Liquiditeit is de verhouding tussen vlottende activa en kortlopend vreemd vermogen op de balans. De liquiditeit van een bedrijf geeft de mate aan waarin een bedrijf in staat is om direct opeisbare betalingsverplichtingen te voldoen, zoals het betalen van lonen en het aflossen van bankkrediet.